Zarządzaj swoją karierą jak projektem – korzystaj z przydatnych narzędzi

W poprzednim wpisie dotyczącym Niezbędnika Poszukiwacza Pracy zaczęliśmy tematykę zarządzania karierą jako projektem i zaczęliśmy od usystematyzowania dotychczasowych działań i wyznaczania celów. Kiedy mamy to już za sobą i dochodzimy do trzeciego szczebla drabiny, czas przejść do narzędzi, które pokierują nas jeszcze dalej. I tak jak pisałam poprzednio, przyjrzymy się bliżej 3 rzeczom – strukturze podziału pracy (WBS), harmonogramowi Gantta, a także określaniu zasobów, które mamy do wykorzystania. Do dzieła więc!

Działania warto zacząć od WBSu, który pokaże nam strukturę podziału naszej pracy. Tutaj będzie potrzebny cel, który sobie postawiliśmy, gdyż cel ten będziemy dzielić na mniejsze składowe. Zakładając, że jesteśmy studentem, którego celem jest praca w dziale marketingu, nasz WBS może wyglądać np. w taki sposób:

Cel, który sobie stawiamy, dzielimy na poszczególne obszary, którymi musimy się zająć, aby móc go osiągnąć. Następnie każdy z obszarów dzielimy na zadania, które w jego ramach musimy zrealizować. W ramach tego podziału powinniśmy dzielić poszczególne obszary tak bardzo aż będziemy mieć pewność, że głębiej zejść się nie da – tj. że uwzględniliśmy wszystko co jest istotne. W praktyce warto zejść przy planowaniu kariery do takiego poziomu, który dla nas będzie użyteczny i da nam pewność, że wszystko co ważne zostało przez nas uwzględnione.

Dalej kolej na przygotowanie harmonogramu – jedną z możliwości jest wykorzystanie harmonogramu Gantta, który zobrazuje nam przebieg całego procesu osiągania celu, a także pozwoli monitorować go w trakcie. Wykres Gantta wykorzystaj wpisując swój cel/cele i w raz z nim zadania, które się na niego składają. Następnie podziel czas realizacji na miesiące i tygodnie, aby zaznaczyć w jakim terminie planujesz wykonać jakie zadanie. Dodatkowo możesz dodać także wiersz, w którym będziesz mógł zaznaczać poziom realizacji i monitorować czy mieścisz się z danym zadaniem w określonym czasie.

Całość możesz zaprojektować w excelu korzystając ze schematu podobnego do tego poniżej, inną możliwością jest skorzystanie z gotowych narzędzi, np. http://www.ganttproject.biz/

 

Przygotowując wykres Gantta możesz także zaznaczyć, które zadania nie mogą zacząć się bez zakończenia wcześniejszych lub które możesz realizować w tym samym czasie – pozwoli Ci to lepiej organizować zasoby.

A skoro o zasobach mowa, nie sposób zarządzić swoją karierą skutecznie, nie dokonując analizy zasobów jakie mamy. Dlatego też kiedy już rozpiszesz swój cel na obszary i zadania, wypunktuj jakie zasoby i w jakich obszarach będą Ci potrzebne. Łatwiej będzie Ci o nie zadbać lub już na początku zastanowić się jak pozyskać te, których nie posiadasz. Zasoby możesz skategoryzować w kilku grupach:

- ludzie - kto mi będzie potrzebny przy realizacji moich celów i na jakim etapie

- finanse - na co będzie trzeba przeznaczyć fundusze, jakiej wysokości i na którym etapie

- sprzęt - telefon, komputer itp.

- wiedza - czy mam już potrzebną wiedzę, być może muszę pozyskać dodatkowe informacje..

To kilka przykładowych, które pojawiają się najczęściej, dokładna lista będzie uzależniona od Twojego celu.

Teraz pozostaje usiąść z kartką i/lub komputerem i zabrać się do systematycznej pracy projektowej nad Twoją zawodową drogą.

Zarządzaj swoją karierą jak projektem – umiejętnie wyznaczaj cele

Kiedy mówimy o planowaniu swojej kariery (jeśli chcesz wiedzieć co rozumiem przez słowo kariera – zajrzyj tutaj) i o zarządzaniu nią, warto byłoby zastanowić się nad tym w jaki sposób nią zarządzać, aby nasze działania były usystematyzowane i abyśmy nie działali chaotycznie. Podchodząc do tego zagadnienia warto wybrać jedną z możliwych dróg i konsekwentnie nią podążać. Ja chciałabym wskazać Wam jak przy zarządzaniu swoją zawodową drogą możemy skorzystać z narzędzi wykorzystywanych przy zarządzaniu projektami. Stąd też nazwa tej części poradnika jasno wskazuje na to, że będziemy zarządzać swoją karierą jak projektem.

Przede wszystkim na tym etapie powinniśmy odpowiedzieć sobie na pytanie, czy przeszliśmy przez poprzednie etapy Niezbędnika Poszukiwacza Pracy…bardzo istotne jest to, czy mamy za sobą fazę przygotowania, w której zidentyfikowaliśmy swoje mocne strony, swój potencjał i w której dokonaliśmy analizy SWOT. 

Kolejną ważną rzeczą jest wyznaczenie sobie celu, który chcemy osiągnąć – i na tej części dziś się skoncentrujemy. Jeśli mówimy o celach, najlepiej podzielić je sobie na kilka obszarów korzystać np. z tabelki, w której zamieściłam Wam dodatkowo przykładowe jej wypełnienie w części celów zawodowych. Warto wypełnić oczywiście obydwie części tabeli, aby mieć pewność, że cele w poszczególnych częściach nie są ze sobą sprzeczne i nie będziemy mieli konfliktu związanego z celami w naszych życiowych obszarach. 

  

Cele, które wstępnie wypiszemy w tabeli, warto rozpisać zgodnie z zasadą SMART, aby nie były tylko ogólnym, niesprecyzowanym marzeniem, a konkretnym punktem, do którego dążymy. Jakie wyznaczniki musi spełniać cel, aby był SMART? Cele SMART to takie, które są:

Wyznaczając sobie cele pamiętaj, aby wziąć pod uwagę zarówno te długoterminowe, jak i krótkoterminowe. Cel długoterminowy będzie dawał nam wizję i nakreślał ścieżkę, natomiast cel krótkoterminowy będzie nas motywował i pozwoli nam na weryfikację, czy podążamy w dobrą stronę. Cele poza tym, że dają nam wizję i motywację, to mają także inne walory: pomagają zorganizować zasoby, są miarą do oceny podejmowanych działań i pozwalają na efektywne wykorzystanie czasu. Poza tym dają nam lepszą koncentrację, wiążą się z mniejszym poziomem stresu i jednocześnie większym poziomem zaufania do siebie (na podstawie badań Burton oraz Pearson i Tweedle).

Jeśli patrzymy na cały proces kierowania karierą, możemy wyróżnić 4 etapy, które możecie zobaczyć poniżej. Mamy już za sobą PRZYGOTOWANIE (na które składają się wpisy numer 1 i numer 2 z Niezbędnika) i DEFINIOWANIE (o którym jest dzisiejszy wpis), teraz przechodzimy do tej części, gdzie zarządzanie projektami zaczyna odgrywać kluczową rolę – zaczynamy PLANOWAĆ. 

Przy zarządzaniu projektem swojej kariery szczególnie przyda się kilka działań i narzędzi:

• WBS – czyli struktura podziału pracy, za pomocą której dokładnie opiszemy cele, które posiadamy;
• określanie zasobów;
• diagram Gantta – który zwizualizuje nam cały harmonogram i który będzie bardzo pomocny na 4 etapie naszej zawodowej drogi – przy realizacji i monitorowaniu działań.

O tym jak je wykorzystać i jak skutecznie wdrożyć je do realizowania swojej zawodowej drogi będzie można przeczytać za tydzień. Także zachęcam do tego, aby ten tydzień spożytkować na dobre przemyślenie i przygotowanie celów, a w następny poniedziałek zaczniemy pracować projektowo.